Manejar el tiempo vs. Manejarse a sí mismo

Los gerentes de un centro comercial sabían que para el crecimiento del mismo debían mantener una estrecha comunicación con los arrendatarios y los propietarios de los locales. Sin embargo las reuniones interdepartamentales, los correos, las llamadas telefónicas, la presentación de informes y otras rutinas del día, sólo hacía posible que el 5% de su tiempo fuera invertido en relacionarse con propietarios e inquilinos. Por supuesto que el poco tiempo invertido, ocasionaba que las reuniones con ellos fueran atropelladas, se aculaban tantos temas importantes que apenas se conversaban, no había oportunidad para profundizar, y cómo todo el ambiente en sí era negativo, no había interés mutuo de ayudarse, y problemas tales como costos e inventarios no se resolvían adecuadamente.

La administración del tiempo, en realidad es la administración de nosotros mismos. Se trata menos de tareas por hacer y horarios que cumplir y más de construir relaciones y mantenerse firme ante los principios. El tiempo es el más escaso de todos los bienes. El día sólo tiene que 24 horas y la semana sólo 7 días. Por más que lo intentemos no podemos meter dentro de un día asuntos que nos supongan más de ese tiempo, ni es posible comprar, por más dinero que se disponga, un día más de semana. Sencillamente eso es imposible, y debemos asumirlo como tal.

La mayoría de los días se comienzan con una larga lista de cosas por hacer y a las que se van agregando otras tantas en la medida que surgen, las cuales se resuelven casi automáticamente o de manera reactiva, cómo resultado, dejamos sin atender una buena parte de asuntos. Algunos manejan agendas muy apretadas con el propósito de no dejar nada por fuera, y lo que acurre es que se termina por dedicar poco tiempo a casi todo. Así que al final del día se termina con la sensación de estar muy cansado pero de haber sido tremendamente improductivo con resultados muy pobres.

Lo que acurre es que dedicamos tiempo a cosas que no agregan valor a nuestras vidas y negocios, y las cosas que producirían un profundo impacto, se van postergando. El disparador de todo esto es el sentido de urgencia. Muchos de las tareas que más demandan nuestro tiempo son asuntos que consideramos urgentes e impostergables, y cuando los atendemos nos proporciona cierta sensación de alivio. En cambio la mayoría de los temas importantes no demandan tanta urgencia.

Planificar y fijar metas aparenta no ser urgente, pero su postergación puede producir que en el futuro se deba dedicar tiempo de manera inmediata a resolver un asunto entre un cliente y un empleado mal orientado. Lo mismo ocurre con cuidar nuestra salud, invertir en el mantenimiento de una base de datos o una maquina, su no atención pude generar una crisis.

Es claro que al principio se esté tan agobiado de lo urgente que de verdad no haya tiempo para lo importante. Entonces se debe comenzar con descartar aquello que no es ni urgente ni importante, luego, el algunas semanas, se comenzará a invertir menos tiempo en lo que no es importante pero urgente. Quizá se pueda tardar un poco más en disminuir la inversión de tiempo en aquello que es tanto importante como urgente, pero en la medida en que se dedique tiempo a aquello que en importante pero no urgente, se comenzará a contar cada vez más libertad. Sin embargo al principio hay que pagar un costo y ser disciplinado.

Debe existir consonancia entre aquellos que consideramos importante y el tiempo que dedicamos a ello. No es lógico dedicar mucho tiempo a cosas que no son ni importantes ni productivos. Si algo es importante para mí y creo que aportará valor y tendrá impacto, debo dedicarle mi mayor tiempo y energía. De igual manera debe existir un bálense en cuanto al tiempo que se invierte en lo profesional, lo familiar, lo espiritual, lo intelectual, lo corporal y lo social. Para ser personas funcionalmente sanas y potencializar al máximo muestra productividad el equilibrio es una prioridad. Lo mismo ocurre con las organizaciones, debe haber un balance entre lo financiero, las relaciones con los trabajadores, la medición de metas, la relación con nuestros clientes y proveedores, etc.

Tanto en su libro los 7 hábitos de la gente altamente efectiva como el Primero lo primero el Dr. Stephen R. Covey, nos habla de cuatro grupo de actividades:

Aquellas que no son ni urgentes ni importantes (algunas llamadas telefónicas, algunos correos, lecturas innecesarias, demasiada televisión e internet, conversaciones improductivas, trivialidades). Su denominador común es la pérdida de tiempo y una administración personal totalmente infectiva. Resultados: Irresponsabilidad, dependencia de otros, apremios básicos.

Luego tenemos aquellas cosas que no son importantes pero si urgentes (algunas llamadas, correos y reuniones que son apremiantes, alguna emergencia médica). Esta es un tipo de administración reactiva y se centra mucho en los otros. Resultados: Sensación de impotencia, falta de control, relaciones muy frágiles o rotas, administración de crisis, poca visión, centrado en el corto plazo, cansancio, productividad mediocre.

También tenemos las cosas que son urgentes e importantes (proyectos inaplazables, clientes que necesitan atención inmediata, problemas de última hora, reuniones impostergables). La palabra clave aquí es la administración por crisis. Resultados: Estrés, agotamiento, trabajar al borde de los plazos, siempre apagando incendios, poca visón a largo plazo, relaciones frágiles, sensación de lo urgente.

Por último tememos lo que no es urgente pero si importante (planificación, constricción de relaciones, cuidado de la salud, fijación de metas, descanso, familia, crecimiento personal y espiritual, aprendizaje) Este es el paradigma de administración proactiva y balanceada de uno mismo, centrado en principios, valores y objetivos. Resultados: actividades de alto impacto y valor agregado, visón y perspectiva, disminución de las crisis, control de uno mismo, disciplina, descanso.

Con el tiempo los gerentes del centro comercial, comenzaron a ser más disciplinados, diciendo no a lo no importante, y estableciendo prioridades y siendo fiel a ellas. En armonía con sus prioridades decidieron dedicar la tercera parte de su tiempo a relacionarse. Así el tiempo invertido con los arrendatarios y propietarios de los locales pasó en año y medio del 5% al 20%. Además cambiaron de rol, se convirtieron en confidentes, adiestradores, consultores comerciales y en vez de simples cobradores. El intercambio entre ellos estaba marcado por la sinergia. Con el tiempo las cifras para ambas partes crecieron, surgían ideas novedosas y la relación era cada vez más satisfactoria y efectiva. La lista de posibles arrendadores creció significativamente.